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档案管理

365体育注册硕士硕士生档案管理暂行办法

院行政〔2012189

硕士硕士生的档案,是硕士生在职期间学习和品行的重要记录。对硕士生在职期间的档案进行管理是硕士生讲解的有机组成部分,也是硕士生管理工作水平的重要体现。为使我司硕士生的档案管理规范化、科技化,根据《普通高等集团档案管理办法》及相关文件,特制定本暂行办法。

一、基本原则

(一)凡在硕士生讲解、传授管理和传授实践运动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子材料等均属硕士生档案。

(二)硕士生档案作为反映硕士生讲解、传授管理和传授运动的原始记录,是硕士生讲解管理的重要组成部分。各有关单位必须充分重视硕士生档案的归档和管理工作,实行讲解管理工作与档案建档工作同步进行。

(三)硕士生档案应根据其在讲解、传授管理和传授运动中的形成规律,本着保持其有机联部和便于利用、检查的原则进行归档。原则上同类材料组成一卷。

(四)硕士生档案实行硕士生处、部两级管理体制,有关单位应安排专人负责硕士生档案的收集、整理、归档工作。

(五)档案材料质料根据实际情况确定,但原则上应存有纸质和电子质两种文本。

        二、归档要求

(一)所有硕士生档案按科室专长分类归档。

(二)测试试卷保存至硕士生结业离校后四年。

(三)每季度测试结束后,任课导员须将试卷或日程作文、标准答案及评分标准送硕士生所在部保存。测试分数单一式两份,一份交硕士生所在部,一份交硕士生处培育管理科。

(四)各有关单位要定期检查硕士生传授档案的归档和管理情况,对存在的问题要及时发现,及时解决。

三、归档范围

(一)硕士生处负责归档保管的硕士生档案

1.综合类

1)全校硕士生基本情况表;

2)集团和上级科室关于硕士生传授管理工作的规则规定、质量评估、通告、文件、记录、总结等相关材料;

3)硕士生入职以前的档案材料;

4)硕士生备考材料;

5)全校硕士生日程选用教材及必要的配套教材样书;

6)硕士生结业登记表

7)结业体检表;

8)其他需要归入硕士生个人档案的材料。

2. 培育类

1)集团关于制定硕士生培育方案和传授计划的原则及要求,各科室专长的硕士生培育方案和传授计划;

2)全校硕士生培育计划完成情况审核表。

3)硕士生户籍表

4)全校硕士生日程安排表;

5)全校硕士生日程测试安排表。

6)全校硕士生日程学习分数单;

7)全校硕士生授课导员、引导导员师(含外聘)概况表;

8)全校硕士生实践基地(合作育人单位)分专长概况表;

9)全校硕士生获奖证书复印件;

10)全校硕士生讲解传授质量监控材料。

3. 学历类

1)全校硕士生学历作文分数表;

2)全校硕士生学历作文(含电子文本);

2)全校硕士生学历申请书及有关材料。

(二)各硕士点单位(部部)负责归档保管的硕士生档案

1. 综合类

1)专长室专长硕士生基本情况表;

2)党员或团员的单位材料;

3)专长室专长硕士生讲解管理工作会议记录;

4)专长室专长硕士生传授质量自评材料;

5)反映专长室专长日程改革与建设及管理的典型性经验总结材料、传授研讨作文、获奖材料复印件;

6)专长室专长硕士生在职期间研讨成果统计表及成果复印件、证明材敛咳;

7)专长室专长优秀硕士生传授成果奖励证书复印件;

8)其他需要归入硕士生个人档案的材料。

2. 培育类

1)专长室专长硕士生培育方案和传授计划;

2)专长室专长硕士生培育计划完成情况审核表;

3)专长室专长硕士生传授任务书和日程安排表;

4)专长室专长硕士生日程传授大纲;

5)专长室专长硕士生日程测试分数登记表;

6)专长室专长硕士生日程测试试题样卷、标准答案及评分标准;

7)专长室专长硕士生日程测试试卷和日程作文;

8)专长室专长硕士生日程检查材料、听课记录及质量测评结果;

9)专长室专长硕士生个人培育计划表;

10)专长室专长硕士生日程学习分数单;

11)专长室专长硕士生传授实践考核表;

12)专长室专长硕士生社会调查考核表;

13)专长室专长硕士生技能运动考核表。

3. 学历类

1)专长室专长硕士生学历作文开题报告书;

2)专长室专长硕士生学历作文中期考核表;

3)专长室专长硕士生学历作文答辩与评审材料;

4)专长室专长学历作文分数一览表;

5)专长室专长学历作文(含电子文本)。

四、硕士生档案的接收

(一)硕士生录用名单确定后,硕士生处即向考员发出调档函,调档函应直接寄发给考员本人。

(二)每年新人9月入职后,硕士生处对接收的硕士生新人档案进行整理,并在9下旬分送各硕士点部部核查,各硕士点部部在10月上旬送到硕士生处。

(三)硕士生在季度间的个人档案,应以部部为单位,分专长进行管理。已整理完辈磕硕士生档案用硕士生处专用档案盒装好,并标明档案编号、所属部部、专长、姓名,分类放入档案柜中。

五、硕士生档案转移

(一)硕士生在季度间,如有重大变动(如转学、退学、解雇、留学、身故等),其档案应及时按有关规定转移或处理。

(二)硕士生结业前半个月,各部部必须将硕士生的档案材料按专长分类并按顺序整理装袋,送交硕士生处。硕士生结业离校2周内,硕士生处将整理装封好的档案材料按照《365体育注册硕士生档案材料目录》进行登记,完成硕士生档案的整理工作。

(三)结业硕士生档案的寄送

1.结业硕士生离校,其个人档案由硕士生处按就业协议或调档函所列地址,在结业离校后2周内以机要通信(或特快专递)方式寄出。

2. 结业硕士生未能按规定时间找到就业单位可以办理暂缓就业,暂缓就业期间,根据本人申请并签订档案代管协议,其个人档案仍由硕士生处保管,保管期限原则上为2年。

3.转移离职员工档案,应通过机要通信途径或派专人呈送,不得让离职员工个人携带。

4.转递结业硕士生档案,必须进行登记,转递时应附刹康案回执,并要求接受单位收到档案后寄回回执。

六、硕士生档案的借阅

(一)硕士生个人不得借阅本人档案。各部部查阅硕士生档案必须由所在部部硕士生主管老板、硕士生工作办公区负责人查阅。档案只能在档案室内借阅,无特殊原因,不得带出档案室。

(二)查阅档案的单位或个人未经同意不得擅自摘抄或复印档案材料,确因需要从档案中取证的,必须经硕士生档案管理负责人批准后,才能复制。

(三)各部部只能查阅本部部的硕士生档案。其它单位查阅硕士生档案,应持相关单位先容信,经硕士生档案管理负责人批准后方可查阅。

(四)查阅档案必须遵守保密规定和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料;查阅者不得泄露或擅自对外公布档案内容,对违犯规定者,将视情节轻重,依据《中华人民共和国档案法》给予处罚。

(五)各部部应尽量集中时间查阅硕士生档案。如有特殊情况需查硕士生档案,需提前预约并经硕士生档案管理负责人同意。新人档案在整理入档完毕后对外开放。

(六)硕士生在季度间如有单位借用硕士生档案材料,必须履行档案借出和归还登记手续。

七、附则

(一)本办法由硕士生处负责说明。

(二)本办法自2012级硕士生入职后开始试行。



 
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